YÖK, üniversite personelinin pasaport başvurularını dijital ortama taşıdı

Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde çalışan personelin hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport başvuru süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla yeni bir dijital sistemi hayata geçirdi. YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından 13 Kasım 2026 tarihinde üniversitelere gönderilen resmi yazıyla duyurulan uygulama kapsamında, pasaport talepleri artık Personel Bilgi Sistemi (PBS) üzerinden gerçekleştirilebilecek.

Yeni sistemle birlikte üniversite çalışanları, pbs.yok.gov.tr adresinden sisteme giriş yaparak "Bireysel İşlemler" menüsü altındaki "Pasaport Başvurusu" sekmesi üzerinden taleplerini oluşturabilecek. Başvurular, öncelikle personelin bağlı bulunduğu üniversitenin ilgili birimi tarafından incelenecek. Uygun bulunan talepler, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylandıktan sonra doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) dijital ortamda aktarılacak.

Uygulamanın getirdiği en önemli yeniliklerden biri, fiziki evrak trafiğinin sona erdirilmesi oldu. Elektronik imza ile onaylanan ve NVİ'ye sistem üzerinden iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı ek bir belge gönderilmesine ihtiyaç duyulmayacak. Bu sayede üniversite personelinin ek belge hazırlama ve bu belgeleri ilgili kuruma ulaştırma zorunluluğu ortadan kalkacak.

Dijital pasaport modülü yalnızca aktif olarak görev yapan akademik ve idari personeli değil, aynı zamanda emekli üniversite çalışanlarını da kapsıyor. Emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılmış olan kişiler adına da sistem üzerinden pasaport talep belgesi oluşturulabilecek.

Sürecin güvenli ve kontrollü yürütülmesi amacıyla üniversitelerde iki ayrı yetki tanımlandı. Pasaport Onay Yetkilisi talepleri inceleyip uygun olanları onaylayacak veya eksik başvuruları iade edebilecek; Pasaport İmza Yetkilisi ise onay aşamasını geçen başvuruları elektronik imza ile imzalayarak işlemi tamamlayacak.