KVKK, kişisel veri başvurularına sözlü yanıt verilmesini geçersiz saydı

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), ilgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin başvurularına telefon, yüz yüze görüşme veya benzeri sözlü iletişim yöntemleriyle verilen cevapların, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında verilmesi gereken resmi cevabın yerine geçmeyeceğini bildirdi. Kurum, yayımladığı kamuoyu duyurusuyla veri sorumlularına başvuruları mevzuata uygun şekilde sonuçlandırma yükümlülüğünü hatırlattı.

Kurum tarafından yürütülen incelemelerde, bazı veri sorumlularının başvuruları yalnızca telefon görüşmesi veya yüz yüze bilgilendirme gibi sözlü yöntemlerle yanıtladığının tespit edildiği belirtildi. Duyuruda, başvuru sürecinde ek bilgi almak, konuyu açıklığa kavuşturmak veya süreç hakkında bilgilendirme yapmak amacıyla sözlü iletişim kurulabileceği ancak bu görüşmelerin kanuni yanıt hükmünde olmadığı vurgulandı.

Veri sorumlularının, başvuruları en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırması gerekiyor. Cevapların; yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza, mobil imza ya da e-posta gibi elektronik ortamlar aracılığıyla iletilmesi yasal bir zorunluluk olarak ifade edildi. Bu yöntemin, başvuruların gerektiğinde yargı mercileri önünde belgelendirilebilmesi açısından önem taşıdığı kaydedildi.

Verilecek resmi yanıtlarda, taleplerin hangi kapsamda karşılandığının açıkça belirtilmesi, karşılanmayan veya reddedilen talepler için ise açık ve anlaşılır gerekçelere yer verilmesi gerektiği bildirildi. Veri sorumlusunun vereceği yanıtta; veri sorumlusuna ait kimlik ve iletişim bilgileri, başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgileri ile talebin konusu ve hukuki/teknik gerekçelerin bulunması gerektiği hatırlatıldı.

Yasal cevap süresi içinde mevzuata uygun yanıt alamayan veya verilen yanıtı yetersiz bulan kişilerin, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunma haklarının saklı olduğu belirtildi. Sözlü bilgilendirme alan vatandaşların başvurularının, yazılı veya elektronik bir belge alınmadığı takdirde "cevapsız" niteliğinde değerlendirilebileceği aktarıldı.